USE CASE
Komplexe Software ist nur dann wertvoll, wenn sie verstanden wird.
Wie ein führendes europäisches Bahnunternehmen mit einem KI-Assistenten seine Produktivität nach dem Roll-out signifikant gesteigert hat.
AUSGANGSSITUATION
Software eingeführt, aber nicht effektiv nutzbar
Nach dem Roll-out einer komplexen Unternehmenssoftware zeigte sich ein bekanntes Problem:
Die Systeme waren leistungsfähig, aber im Alltag schwer zugänglich.
Hunderte Seiten Dokumentation in verschiedenen Formaten
Über 1.000 Funktionen, teils individuell angepasst
Unterschiedliche Anforderungen je Fachbereich
Hohe Abhängigkeit vom Support
Lange Einarbeitungszeiten
Die Software war vorhanden, der Mehrwert wurde jedoch nicht ausgeschöpft.
UNSER ANSATZ
Ein KI-Assistent als zentraler Zugang zur Software
Gemeinsam mit Volarex wurde ein KI-gestützter Wissensassistent entwickelt, der Mitarbeitenden den direkten Zugriff auf relevantes Wissen ermöglicht. Ohne Umwege über Dokumentationen oder Support.
1
Antworten in natürlicher Sprache statt manueller Suche
2
Kontextbezogene Unterstützung je Rolle und Fachbereich
3
Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Arbeitskontext
4
Bündelung von Wissen aus unterschiedlichen Quellen
Kein generischer Chatbot – sondern ein domänenspezifisches Assistenzsystem.
ANGEBOT
Unser Einstieg: Schulung und strategische Beratung
Ein strukturierter Einstieg in das Thema KI. Zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.
PHASE 1
Schnelle Validierung mit CustomGPT
-
Grundlagen zu KI und aktuellen Möglichkeiten
-
Relevante Anwendungsfelder im Bahnkontext
-
Einordnung von Chancen und Grenzen
-
Erste Ideen für konkrete Use Cases
Ziel: Schneller Prototyp mit direktem Mehrwert
PHASE 2
Skalierung mit Microsoft Copilot
-
Integration in bestehende Systemlandschaft
-
Anpassung an Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
-
Einbettung in tägliche Arbeitsprozesse
-
Rollout über mehrere Fachbereiche hinweg
Ziel: Nachhaltige Verankerung im Unternehmen
BLICK HINTER DIE KULISSEN
Der Wechsel von ersten KI-Prototypen hin zu produktiven Systemen bringt technische und organisatorische Herausforderungen mit sich.
In unserem Erfahrungsbericht zeigen wir:
-
typische Hürden bei der Skalierung
-
Unterschiede zwischen CustomGPT und Copilot
-
konkrete Learnings aus dem Projekt
SYSTEMLOGIK
Kein Chatbot, sondern ein domänenspezifisches Assistenzsystem
Der KI-Assistent wurde gezielt auf den konkreten Anwendungsfall entwickelt und integriert.
Nutzung strukturierter Dokumentationen als Wissensbasis
Klare Antwortlogik (nur geprüfte Inhalte)
Fachbereichsspezifische Differenzierung
Erweiterbarkeit für neue Inhalte und Prozesse
BEISPIEL-ANWENDUNGSFÄLLE
Antworten kommen direkt –
ohne Umwege über Handbücher oder Support.
So nutzen Mitarbeitende den KI-Assistenten im Alltag:
MITARBEITER:IN
„Wie lege ich eine neue Lok an?"
KI-ASSISTENT
Ich zeige Ihnen die Schritte direkt. Navigieren Sie zu Stammdaten → Fahrzeuge → Neu anlegen. Dort benötigen Sie Fahrzeugnummer, Baureihe und Betriebsstatus …
MITARBEITER:IN
„Warum kann ich diesen Dienst nicht planen?"
KI-ASSISTENT
Das liegt wahrscheinlich an fehlenden Voraussetzungen in der Trassenbelegung. Prüfen Sie zunächst, ob das Zeitfenster für den betreffenden Abschnitt freigegeben ist …
MITARBEITER:IN
„Welche Daten brauche ich für die Abrechnung?"
KI-ASSISTENT
Für die Leistungsabrechnung benötigen Sie folgende Pflichtfelder: Leistungsdatum, Kostenträger, Mengeneinheit und Buchungskreis. Hier ist die vollständige Übersicht …
ERGEBNISSE
Messbare Effekte innerhalb weniger Monate
Der Assistent steigert Effizienz, reduziert Kosten und erhöht die Akzeptanz der Software.
-40%
Support-Anfragen
-30%
Einarbeitungszeit
+25%
Nutzung vorhandener Funktionen
Deutlich
gesteigerte Nutzerzufriedenheit
WARUM VOLAREX
Von der Idee bis zur Umsetzung
Volarex verbindet strategische Beratung mit technischer Umsetzungskompetenz.
Strategische Beratung
Identifikation der richtigen Use Cases – bevor Technologie zum Einsatz kommt
Tech-Expertise
Tiefes Verständnis von CustomGPT, Microsoft Copilot und modernen LLM-Architekturen
Umsetzung
Integration, Rollout und Skalierung – mit Blick auf Sicherheit und Compliance
IHR NÄCHSTER SCHRITT
Möchten Sie herausfinden, welches Potenzial KI-Assistenz in Ihrem Unternehmen hat?
Wir analysieren gemeinsam Ihre Ausgangssituation und zeigen konkrete Ansatzpunkte – unverbindlich und praxisnah.
Kostenlos & unverbindlich
Fokus auf konkrete Lösungen statt Theorie
Verbindung aus Strategie, Produkt und UX